Optimierung des Beschaffungsprozesses

Da Unternehmen nach wie vor versuchen, alle Möglichkeiten zur Verbesserung ihrer Ergebnisse auszuschöpfen, wird auch bei der Beschaffung nach Einsparungspotenzialen gesucht. Die Leiter der Finanzabteilungen haben erkannt, dass der Beschaffungszyklus beschleunigt und effektiver gestaltet werden muss, um betriebliche Aufwendungen zu senken und bessere Preise auszuhandeln. Allzu häufig wird jedoch in der Beschaffung noch mit manuellen, papiergebundenen und daher fehleranfälligen Prozessen gearbeitet, die Automatisierungsbemühungen im Wege stehen. Die manuelle Bearbeitung und Verteilung von Anfragen, Ausschreibungen, technischen Zeichnungen, Verträgen, Quittungen, E-Mails, Faxen und sonstiger Korrespondenz kostet viel Zeit, Geld und Arbeit. Dadurch wird der gesamte Beschaffungsprozess im Bereich von Produktionsmaterialien (z.B. Rohstoffe) und Gemeinkostenmaterialien (z.B. Bürobedarf) verlangsamt. Dies gilt auch für die Beschaffung der verschiedenen betriebsnotwendigen Dienstleistungen.

Die Ressourcen und die Zeit, die notwendig sind, um die gesamten mit dem Beschaffungsprozess verbundenen Unterlagen zu verwalten, sind beachtlich:

• Für die Bearbeitung der umfangreichen Beschaffungsunterlagen werden Sachbearbeiter benötigt.
• Die Verwaltung von Prüfpfaden (Audit Trails) ist mühsam, wenn die Beschaffungsunterlagen zum Teil aus Online- und zum Teil aus Papierdokumenten bestehen.
• Verlorene oder verlegte Dokumente können den termingerechten Einkauf behindern.
• Wenn es nicht möglich ist, Beschaffungsinformationen zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen auszutauschen, muss auf Kosteneinsparungen durch Lieferantenkonsolidierung verzichtet werden.
• Die Weiterleitung von Beschaffungsdaten an Lieferanten und Geschäftsbereichsleiter innerhalb des Unternehmens ist ein zeitaufwändiger Prozess.

Durchgängige „Best Practices“ Einkaufsprozesse von der Beschaffung bis zur Zahlung

170 MarkView for Procurement kombiniert mit 170 MarkView for Accounts Payable ermöglicht die Kontrolle über einen durchgängigen Prozess von der Bestellung bis zur Zahlung. Es ist bekannt, dass Einkauf und Kreditorenbuchhaltung in den meisten Unternehmen unterschiedliche Ziele verfolgen. Im Einkauf wird versucht, die Qualität der Lieferantenbeziehungen zu optimieren, während die Kreditorenbuchhaltung danach strebt, die Zahlung von Lieferanten so effizient wie möglich abzuwickeln. Durch die Online-Erfassung aller Informationen und deren Online-Management während des ganzen Beschaffungszyklus sowie die anschließende Optimierung des Einkaufs- und Zahlungsprozesses stellt 170 MarkView sicher, dass alle Preise optimal ausgehandelt werden, dass Bestellungen richtig ausgefüllt sind und dass termingerecht gezahlt wird.

Shared Services hat sich zur Best Pratice im Bereich der Buchhaltung entwickelt. Die meisten internationalen Unternehmen verfügen jedoch noch über eine Vielzahl von Einkaufsabteilungen, in denen verschiedene Mitarbeiter dieselbe Funktion erfüllen. Jede Abteilung wickelt Transaktionen auf unterschiedliche Weise ab. Das Ergebnis sind uneinheitliche Prozesse ohne interne Kontrollen über die Daten, was wiederum Kontroll- und Richtlinieneinhaltungsprobleme mit sich bringt.

Sehr viel Effizienz geht beispielsweise verloren, wenn Einkaufsabteilungen desselben Konzerns unterschiedliche Bedingungen mit ein und demselben strategischen Lieferanten aushandeln. Es leuchtet ein, dass ein Lieferant einer konsolidierten Einkaufsabteilung, die über Aufträge in Höhe von einer Million oder 10 Millionen Euro verhandelt, günstigere Bedingungen einräumt als Einkäufen, die Aufträge über 100.000 Euro anzubieten haben. Durch den Einsatz von 170 MarkView for Procurement, das Transaktionen in einem Shared Service Center (SSC) zusammenführt, können Unternehmen ihre Lieferanten konsolidieren sowie ihre Effizienz, den internen Kundenservice und die internen Kontrollen verbessern. Gleichzeitig wird die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien vereinfacht.

Unterstützung bei der Beschaffung von Gemeinkostenmaterialien

Bei großen Einkäufen von Gemeinkostenmaterialien, für die eine Bestellung benötigt wird, verwaltet 170 MarkView for Procurement alle dazu gehörigen Unterlagen online. Dringend benötigte Materialien können nach wie vor rechtzeitig bestellt werden, auch wenn Mitarbeiter über verschiedene Betriebsstätten verstreut sind. Diese schnellen Zyklen sind in den Unternehmen von Bedeutung, wo klar zwischen dringenden und weniger dringenden Beschaffungsprozessen unterschieden wird. So kann ein Stillstand einer Produktionsstätte ein Unternehmen mehrere zehntausend Euro pro Tag kosten. Die benötigte Menge der benötigten Teile muss zum richtigen Zeitpunkt eingekauft und geliefert werden, um Wartezeiten zu vermeiden.

Für kleinere Einkäufe unterstützt 170 MarkView Procurement Cards. Diese so genannten P-Cards, die ähnlich wie Kreditkarten genutzt werden, sind heute als Best Practice anerkannt. Sie stellen eine der besten Möglichkeiten dar, um auf kostspielige Bestellvorgänge zu verzichten und die Anzahl von Rechnungen über kleinere Beträge zu reduzieren. Einige Fachleute schätzen, dass die Erstellung und Bearbeitung einer Bestellung ca. 250 Euro kostet, was für den Einkauf eines Guts im Wert von 25 Euro natürlich nicht angemessen ist. In den meisten Unternehmen machen 80 % des Einkaufs nur 20 % der Ausgaben aus. Ein Prozess, der die Ausfertigung einer Bestellung, den Empfang einer Rechnung, den Abgleich von Rechnung und Bestellung, die Ausstellung eines Schecks und die Unterzeichnung des Schecks umfasst, ist für den Einkauf kleinerer Volumen einfach nicht effizient.

170 MarkView steigert die Wertschöpfung des P-Card-Prozesses durch die Automatisierung der Prüfung der Kosten. Elektronische P-Card-Abrechnungen werden ähnlich wie EDI-Rechnungen in Form virtueller Rechnungen graphisch dargestellt, so dass die Kosten von den Mitarbeitern geprüft, abgeglichen und kontiert werden können. Unterschriebene Belege werden in das System gefaxt und mit Hilfe der 170 MarkView Barcode- und Fax-Komponenten mit den P-Card-Abrechnungen verknüpft, so dass der P-Card-Abstimmungsprozess rationalisiert werden kann. Übersichtlichkeit und Kontrolle bleiben jedoch weiterhin gewährleistet.

Optimierung komplexer Einkäufe auf Vertragsbasis

Bei der Beschaffung von Produktionsmaterialien und Dienstleistungen, wie Rohstoffe, Bauteile oder Beratungs-, Rechnungsprüfungs- oder Hausmeisterdienstleistungen handelt es sich oft um Aufträge über mehrere Millionen Euro, über die wochen- oder sogar monatelang verhandelt wird. Für diese Verträge ist häufig der persönliche Kontakt zwischen Einkäufer und Lieferant notwendig. 170 MarkView for Procurement kombiniert mit 170 MarkView for Contract Management optimiert komplexe Einkaufstransaktionen auf Vertragsbasis durch die Erfassung aller zum Vertrag gehörigen Dokumente wie Anfragen, Ausschreibungen, Preislisten, Service-level-Vereinbarungen usw. an einem Ort. Einkäufer verfügen für das Prozessmanagement über Features wie Versionsverwaltung, Ein- und Ausgangserfassung und Aufbewahrungsfristen. Diese Dokumente sind eng mit den ERP-Procurement- und/oder Contract Management-Anwendungen integriert. Das Endergebnis ist ein vollständiger, optimierter Vertragslebenszyklus: Auswahl des Lieferanten, Verhandlung, Vertragserstellung, Vertragserfüllung und Management der vertraglichen Verpflichtungen.

Online-Management des Beschaffungsprozesses

170 MarkView for Procurement verbessert die Effizienz des Beschaffungsprozesses durch die Kombination modernster Imaging-Techniken mit Best Practises, einem umfassenden Know-how im Bereich der Automatisierung von Geschäftsprozessen und einer nahtlosen Integration in ERP-Systeme, wie sie sonst nicht angeboten wird. Das Ergebnis sind unternehmensweite Kosteneinsparungen. Alle Daten, unabhängig von ihrer ursprünglichen Form (Papier, Fax, EDI, elektronische Rechnungen, usw.), können online gemanagt werden. Anträge und Bestellungen im ERP-System werden automatisch als Dokument in einem Browser dargestellt und zur Genehmigung bzw. zur Einholung von Erkundigungen weitergeleitet. Die elektronischen Kopien der Einkaufsunterlagen stehen auch Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltung für Prüfungs- und Zahlungszwecke zur Verfügung. 170 MarkView for Procurement ermöglicht eine wesentliche Verkürzung der Beschaffungszyklen, eine verbesserte Einhaltung der Beschaffungspolitik des Unternehmens und fundiertere Beschaffungsentscheidungen. Durch diese Verbesserungen wird zum einen der Ablauf optimiert und zum anderen die Voraussetzung für ein Shared Service Center geschaffen, das den gesamten Beschaffungshaushalt und die gesamten Beschaffungsprozesse eines Unternehmens managt und dadurch die Effizienz weiter steigert.

Vorteile eines gezielten Management des Beschaffungszyklus

• Niedrigere Kosten – durch die Automatisierung können Einkäufer mehr Angebote bearbeiten. Der Einkauf geht schneller, wodurch mehr Zeit für wichtigere Tätigkeiten bleibt, wie Verhandlungen über Preise, Ausgabenanalyse und die Suche nach besseren Lieferanten.
• Fundiertere Einkaufsentscheidungen – durch den direkten Zugriff auf größere Mengen von Informationen verfügen Einkäufer über mehr Kriterien für die Lieferantenauswahl, die Verhandlung von Preisen und die Festlegung vertraglicher Bedingungen.
• Neue Möglichkeiten für Kostenersparnisse und Verbesserungen – Manager der Finanzabteilung können sich mit Hilfe von Analysen einen schnellen Überblick über die Leistung des Einkaufs verschaffen und durch die Konsolidierung der Einkaufsvolumina ihre Verhandlungsposition stärken.
• Verbesserte strategische Analyse des Sourcing – durch die Erfassung von Daten bis hinunter zu einzelnen Posten können die Beschaffungskosten besser analysiert und Möglichkeiten für Kostenersparnisse aufgedeckt werden.
• Schnellere Beschaffungszyklen – da die Weiterleitung von Dokumenten und die Suche nach Papieren entfallen, wird der gesamte Beschaffungsprozess beschleunigt. Die Suche nach verlorenen oder falsch abgelegten Dokumenten gehört der Vergangenheit an.
• Konsequentere Anwendung interner Kontrollen – der optimierte Prozess verbessert die Anwendung interner Kontrollen im ganzen Prozess – von der Beschaffung bis zur Zahlung.
• Konsistente Beschaffungsprozesse – durch den optimierten Prozess werden in ganz verschiedenen Geschäftsbereichen und bei geographisch weit verstreuten Mitarbeitern Best Practices eingeführt.
• Besserer Service für die Geschäftsbereichsleiter – über eine intuitive Schnittstelle können Benutzer im Self-Service-Verfahren den Status von Anträgen und Bestellungen abfragen.
• Bessere Beziehungen zu den Lieferanten – mit Hilfe der Self-Service-Funktionen können Lieferanten online auf Informationen zugreifen. Dadurch geht die Anzahl telefonischer Rückfragen in der Einkaufsabteilung zurück.
• Schnellere Kommunikation– durch den Austausch von Dokumenten in Echtzeit und den überwachten Workflow wird die Kommunikation mit Geschäftsbereichsleitern und Lieferanten beschleunigt.
• Bessere Übersicht über die Beschaffungsprozesse – die Finanzabteilung hat eine gute Übersicht über den durchgängigen Prozess – von der Beschaffung bis zur Zahlung – und kann somit leichter Engpässe und Ineffizienzen feststellen und Einkäufe außerhalb der ausgehandelten Rahmenverträge verhindern.
• Vereinfachte Prüfungen – durch die vollständige Erfassung aller Inhalte und Beschaffungsarbeitsschritte, sowie einem sofortigen Online-Zugriff werden Prüfungen sowohl für interne als auch für externe Prüfer vereinfacht.