Les directeurs opérationnels peuvent initier des demandes de paiement

170 MarkView® Self-Service Invoice permet aux directeurs opérationnels d’entrer directement les demandes de paiement (demandes de chèques) et les factures depuis leur poste de travail à l’aide d’un navigateur. Les factures sont chargées dans le module de comptabilité fournisseurs de l’ERP pour approbation et paiement. Module additionnel de la solution 170 MarkView pour la comptabilité fournisseurs, 170 MarkView Self-Service Invoice est destiné aux utilisateurs extérieurs au département financier. Son interface intuitive guide l’utilisateur à travers les étapes d’entrée de la facture, validant les données au fur et à mesure. Cette solution est extrêmement utile pour les paiements sans factures, par exemple les donations à des associations caritatives. 170 MarkView Self-Service Invoice peut également être utilisé dans les entreprises où les directeurs opérationnels traitent directement les factures sans qu’elles soient centralisées au niveau de la comptabilité fournisseurs.

Ajuster le temps de traitement, augmenter l’efficacité

Le temps est une unité de valeur fondamentale. 170 MarkView Self-Service Invoice aide les directeurs opérationnels à rentabiliser leur temps. Ils peuvent facilement, et de façon précise, soumettre une demande de paiement ou une facture fournisseur, attacher la documentation associée et suivre le traitement d’une facture à tout moment et en tout endroit.

 

Améliorer la précision et la productivité. Réduire les coûts de traitement.

170 MarkView Self-Service Invoice, combiné au module 170 MarkView pour la comptabilité fournisseurs, augmente l’efficacité de la comptabilité fournisseurs. Les demandes de paiement sont entrées une seule fois par les directeurs opérationnels et n’ont pas besoin d’être saisies à nouveau à partir de formulaires papier par le personnel de la comptabilité fournisseurs. Les données sont validées avec les mêmes règles que celles de la comptabilité fournisseurs de l’ERP, améliorant la précision et évitant la nécessité pour la comptabilité fournisseurs de clarifier l’information avec le directeur opérationnel. Celui-ci ayant souvent la connaissance du client ou des projets sur lesquels la facture doit être imputée, entre directement les informations de comptabilisation. Les documents complémentaires qui supportent la demande de paiement sont facilement accessibles par le personnel de la comptabilité fournisseurs pour contrôle avant paiement et audits après paiement. Le statut d’une demande de paiement est disponible en ligne pour le directeur opérationnel, libérant ainsi les employés de la comptabilité fournisseurs qui n’ont plus à répondre aux demandes de routine.

Caractéristiques de 170 MarkView Self-Service Invoice

• Soumission de demandes de paiement et de factures via un navigateur.
• Association automatique des documents papier avec les factures créées en utilisant 170 MarkView Self-Service Invoice - les documents sont faxés vers 170 MarkView for Accounts Payable en utilisant les pages de couverture avec codes à barres générées par la solution.
• Tous les documents de sauvegarde, électroniques et papier, sont associés de façon permanente à l’enregistrement de la facture dans la comptabilité fournisseurs de l’ERP.
• Soumission des demandes d'ajout de nouveaux fournisseurs ou de modification pour les fournisseurs existants par les directions opérationnelles ; les demandes sont envoyées pour révision par le service gérant la base de données des fournisseurs afin d’assurer la validité des données fournisseur.
• Approbation en ligne et informations sur le statut du paiement pour les demandes de paiement et les factures soumises par le directeur opérationnel.
• Interface utilisateur intuitive ne nécessitant pas de formation.
• Des options configurables simplifient la saisie de données : réglage des valeurs par défaut, masquage des champs non pertinents, rationalisation des valeurs dans les listes de choix et ajout de validations personnalisées.
• Des « modèles » de facture simplifient le traitement pour les factures fréquemment entrées.
• Support des postes de ventilation comptables de la comptabilité fournisseurs de l’ERP pendant la saisie des lignes de la facture.
• Champs configurables pour capturer les données spécifiques à une entreprise telles que des informations de gestion spéciales pour les demandes de paiement.
• Support de la comptabilité standard et de la comptabilité basée sur un projet.
• Approbation des factures par lots.

Les avantages de 170 MarkView Self-Service Invoice

• Service amélioré pour le directeur opérationnel – Les responsables peuvent démarrer la vérification des demandes plus tôt et plus facilement.
• Traitement plus rapide – Toutes les informations, électroniques et papier sont rattachées de façon permanente à l’enregistrement de la facture dans l’ERP, ce qui réduit le temps de traitement de la facture.
• Gestion améliorée des fournisseurs – Les directeurs opérationnels peuvent demander la création de nouveaux fournisseurs ou la modification des informations concernant les fournisseurs existants.
• Plus grande visibilité – Le directeur opérationnel peut consulter en ligne le cycle de vie complet de la facture depuis la création jusqu’au paiement ce qui augmente le niveau de satisfaction et réduit la charge de travail de la comptabilité fournisseurs.
• Simplicité des requêtes – La comptabilité fournisseurs peut facilement trouver des informations sur les factures et analyser les questions, d’où un traitement optimisé des transactions.
• Contrôles internes renforcés – Les éléments de la facture sont vérifiés pour conformité et validées en cours de saisie. Un workflow géré par des règles assure le respect du processus d’approbation adéquat.
• Audits plus rapides – La solution de demande de paiement automatisée crée une piste d’audit complète, résultant en des audits internes et externes plus faciles.

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White paper

• 170 MarkView Self-Service Invoice - Data Sheet (PDF, 111 KB)