Optimiser le processus des achats

Les entreprises sont continuellement à la recherche de moyens qui leur permettent d’améliorer leurs résultats. Dans ce but, les responsables du sourcing et des achats sont à l’affût de méthodes qui leur permettent de réduire les coûts et de contrôler les dépenses. Les responsables financiers sont conscients de la nécessité d’optimiser la rapidité et l’efficacité des achats afin de réduire les frais d’exploitation et de négocier de meilleurs prix auprès de leurs fournisseurs.

Malheureusement, ces fonctions s’appuient encore sur des processus manuels, basés sur le papier et souvent sujets aux erreurs ce qui gêne les efforts d’automatisation. La manipulation et la distribution manuelle des demandes de devis, de proposition, des schémas techniques, des contrats, des reçus, des e-mails, des fax et de la correspondance générale gaspillent temps, argent et efforts. Le processus d’achat tout entier est ralenti, affectant les ‘matières directes’ (telles que les matières premières), les ‘matières indirectes’ (telles que les fournitures de bureau) et les différents services gérés par la société.

Les ressources et le temps nécessaires à la gestion de la totalité des documents attachés liés aux processus d’achat présentent quelques difficultés :

• Des ressources sont nécessaires pour gérer les documents attachés volumineux.
• La gestion des pistes d’audit est lourde lorsque les documents d’achat sont constitués d’une combinaison de documents en ligne et de documents papier.
• Un document perdu ou mal rangé pénalise la rapidité de l’achat.
• L’incapacité à partager des informations d’achat entre les différents départements élève le coût du fait d’une absence de consolidation des données fournisseurs.
• La communication des informations sur un achat aux fournisseurs et aux directeurs opérationnels est un processus extrêmement lent.

Des processus de bout en bout ‘achat vers paiement’ basés aux meilleures pratiques

170 MarkView® for Procurement et 170 MarkView for Accounts Payable permettent un processus de bout en bout depuis la demande d’achat jusqu’au bon de commande et au paiement. Il est évident que dans la plupart des entreprises, les achats et la comptabilité fournisseurs ont souvent des objectifs différents. Les achats cherchent à optimiser les relations avec les fournisseurs tandis que la comptabilité fournisseurs cherche à accélérer le règlement des fournisseurs. En capturant et en gérant toute l’information en ligne pour la totalité du processus, puis en optimisant les processus d’achat et de paiement, les prix sont totalement négociés, les bons de commande générés de façon précise et les paiements remis en temps et en heure.

Les services partagés constituent la meilleure pratique organisationnelle pour les achats. La plupart des sociétés internationales ont plusieurs départements d’achat, ce qui aboutit à des processus disparates et à des individus essayant tous d’accomplir la même tâche. Chaque entreprise exécute les transactions différemment, ce qui résulte en des processus fragmentés, incohérents, sans contrôle interne sur l’information, présentant des problèmes de contrôle et de conformité.

Par exemple, l’effet de levier est perdu si plusieurs groupes d’achat de la même entreprise négocient des conditions séparées avec le même fournisseur stratégique. Un fournisseur offrirait évidemment les conditions les plus favorables à un groupe d’achat cohérent, négociant un contrat de 1 ou 10 millions de dollars par opposition à un contrat de 100 000 dollars.

En utilisant 170 MarkView for Procurement afin de faire évoluer les opérations dans un centre de services partagé centralisé, les entreprises peuvent consolider les informations sur les fournisseurs, améliorer l’efficacité de l’exploitation, renforcer la qualité de service pour les clients, renforcer les contrôles internes, et faciliter le processus de conformité.

Aider les achats indirects

Pour les achats qui nécessitent un bon de commande, 170 MarkView for Procurement gère toute la documentation associée en ligne. Les marchandises urgentes peuvent toujours être commandées rapidement même si le personnel est réparti sur plusieurs sites. Ces temps de cycle rapides sont importants dans les environnements où il existe une grande différence entre les processus de dépense urgents et non urgents. Par exemple, l’interruption d’une usine de production peut coûter à une entreprise des dizaines de milliers d’euros par jour. La quantité adéquate de pièces doit absolument être fournie au bon moment afin d’éviter tout retard.

Pour les petits achats, 170 MarkView supporte les cartes d’achat ou «p-cards». Acceptées largement en tant que meilleure pratique sur le marché, les p-cards sont similaires aux cartes de facturation et constituent l’un des meilleurs outils pour éliminer le coût de création des bons de commande et réduire le nombre des petites factures. Certains experts estiment qu’il en coûte environ 250 euros pour générer et traiter un bon de commande, c’est beaucoup d’argent pour acheter un article à 25 euros. Dans la plupart des entreprises, 80 % des achats correspondent uniquement à 20 % des dépenses totales. Le processus de génération d’un bon de commande, la réception d’une facture, le rapprochement entre facture et bon de commande, la création d’un chèque puis l’obtention des signatures n’est pas le moyen le plus efficace pour gérer les petits achats. 170 MarkView ajoute beaucoup de valeur au processus p-card en automatisant la vérification des frais. Les relevés p-card électroniques sont transformés en factures virtuelles, similaires aux factures EDI, autorisant les employés à réviser, vérifier et coder les charges. Les reçus signés sont faxés dans le système et attachés au relevé p-card en utilisant les codes à barres de 170 MarkView et les composants de fax, optimisant le processus de rapprochement des p-cards sans pour autant sacrifier visibilité ou contrôle.

Optimiser l’achat de contrats complexes

L’achat de matériaux et de services directs tels que des matériaux bruts, des composants, du conseil, de l’audit ou des services de gardiennage peut représenter des contrats de plusieurs millions de dollars négociés sur des semaines et des mois. Ces contrats nécessitent souvent un contact personnel lorsque les acheteurs négocient en face à face avec les fournisseurs. 170 MarkView for Procurement en coordination avec 170 MarkView for Contract Management optimise l’achat pour les contrats complexes en capturant tous les documents liés aux contrats tels que les demandes de devis, les demandes de propositions, les demandes de tarifs, les accords de niveau de service, etc. en un seul emplacement. Les acheteurs peuvent utiliser la gestion de versions, la vérification en entrée/sortie, les plannings de conservation et de rejet. Ces documents sont étroitement intégrés aux applications de gestion de contrats et/ou d’achat ERP. Le résultat est un cycle de vie de contrat totalement optimisé : sourcing, négociation, développement, exécution et gestion des obligations.

Mettre en ligne le processus d’achat

170 MarkView for Procurement améliore l’efficacité générale du processus d’achat en combinant la gestion d’images, les meilleures pratiques et l’automatisation des processus métier à une intégration ERP sans précédent pour assurer des économies à l’échelle de toute l’entreprise. Toute information, quelle que soit sa forme (papier, fax, EDI, facture électronique, etc.), peut être gérée en ligne. Les demandes d’achat et les bons de commande du système ERP sont convertis automatiquement en documents dans un navigateur et routés pour approbation et consultation. Ces documents d’achat convertis sont également mis à la disposition du personnel de la comptabilité fournisseurs pour révision et paiement. 170 MarkView for Procurement permet de réduire le temps de cycle des achats, assure une conformité accrue avec les règles d’achat de l’entreprise et autorise de meilleures décisions d’achat. Les opérations sont optimisées ce qui permet au Centre de Service Partagé d’être beaucoup plus efficace en gérant un budget d’achat global pour la société.

Avantages de la gestion du cycle de vie ‘achat vers paiement’

• Coûts réduits – L’automatisation permet aux acheteurs de traiter davantage d’appels d’offres et accélère l’achat, libérant du temps pour des activités plus importantes telles que la négociation du prix, l’analyse des frais et la recherche des meilleurs fournisseurs.
• Décisions d’achat améliorées – Avec davantage d’informations immédiatement disponibles, les acheteurs peuvent prendre de meilleures décisions pour sélectionner les fournisseurs, négocier les prix et définir les conditions du contrat.
• Amélioration des contrôles internes – Le processus optimisé améliore la mise en vigueur des contrôles internes du processus d’achat jusqu’au paiement.
• Nouvelles économies et opportunités d’amélioration – Les responsables des finances peuvent rapidement surveiller les performances à l’aide de rapports analytiques et augmenter leur puissance d’achat en consolidant les volumes d’achat.
• Optimiser l’analyse du sourcing stratégique – La capture des informations au niveau de chaque poste permet une meilleure analyse des coûts du sourcing et peut faire apparaître des opportunités d’économies.
• Cycles d’achat plus rapides – L’élimination du re-routage des documents et de la recherche de documents papier accélèrent le processus d’achat ; pas de recherche de documents perdus ou mal classés.
• Processus d’achat cohérent – Le processus optimisé impose les meilleures pratiques dans toutes les unités de gestion et dans une population d’employés dispersée.
• Service optimisé pour les directeurs opérationnels – Une interface intuitive fournit aux utilisateurs un accès simple en self-service aux statuts des demandes d’achat et des bons de commande.
• Relations améliorées avec les fournisseurs – Des capacités de self-service permettent aux fournisseurs d’accéder aux informations en ligne et de réduire les appels passés avec le département des achats.
• Communication plus rapide – L’échange en temps réel des documents et le contrôle du workflow accélère les communications avec les directeurs opérationnels et les fournisseurs.
• Visibilité accrue sur les processus d’achat – Les finances ont une vision claire du processus « achat vers paiement » de bout en bout, ce qui facilite la détection des goulets d’étranglement, identifie les inefficacités et élimine les dépenses “hors normes”.
• Audit plus simple – Capture complète de tout le contenu d’achat et des étapes de workflow combinées à un accès en ligne instantané, ce qui rend les audits intégrés plus faciles tant pour les auditeurs internes qu’externes.