Une relation « gagnant-gagnant » pour les départements financiers et les divisions opérationnelles

Le self-service est omniprésent dans notre culture -- guichets bancaires en self-service, banque et magasins en ligne 24h/24 et bornes d'enregistrement à l'aéroport en sont des exemples familiers. Le self-service répond à la tendance des individus à réaliser les transactions par eux-mêmes plus rapidement et avec un plus grand indice de satisfaction. La mise en œuvre de solutions d'entreprise en self-service réduit les coûts opérationnels tout en facilitant la tâche des utilisateurs, créant ainsi une relation « gagnant-gagnant ». Les responsables financiers ont eux aussi la possibilité d'étendre les capacités de self-service à leur département et peuvent trouver de nombreux avantages : niveaux de service accrus pour les directeurs opérationnels, auditeurs et fournisseurs et coût de traitement réduit pour chaque transaction.

Self-service : réduction des coûts, amélioration des niveaux de service et bien davantage

Les responsables financiers cherchent constamment à fournir un meilleur service aux divisions opérationnelles et aux différentes fonctions de l'entreprise. Nombre d'entre eux ont opté pour les capacités de self-service. Avec ces capacités, les directeurs opérationnels ont un accès rapide à la totalité des informations et fonctions requises pour finaliser leurs tâches. Les avantages, partagés à la fois par les finances et les activités métiers, incluent :

• Réduction des coûts – Une part importante des économies associées à l'automatisation des processus métiers est due au self-service. Réduire les requêtes aux finances génère des économies dans les départements financiers et dans les activités métiers tout en augmentant le moral du personnel des finances dans la mesure où des ressources peuvent être redéployées vers des activités à valeur ajoutée plus élevée.
• Niveaux de service améliorés – Dans la mesure où les divisions opérationnelles et les fournisseurs peuvent effectuer des requêtes, accéder aux transactions ERP à la demande et les finaliser, leurs niveaux de service sont optimisés. La réduction qui en résulte, en termes de charge de travail pour les finances, accroît leur capacité à traiter les transactions et améliore du même coup les niveaux de service.
• Contrôles internes renforcés – Des processus financiers optimisés permettent de réduire le nombre de contrôles clés. Avec des processus totalement automatisés et un environnement en self-service, le respect des contrôles clés est assuré. Cette approche permet en outre de capturer une piste d'audit complète pour chaque étape du processus. Les auditeurs disposant d’un accès en self-service peuvent examiner les files d'audit et sélectionner des éléments pour examen. Il en résulte une réduction considérable du coût des audits internes et externes.
• Cycles réduits – En réduisant les temps de cycle, les solutions de self-service permettent aux entreprises de bénéficier de remises pour paiement rapide. Elles évitent également les pénalités pour paiement tardif. Avec ces solutions, la société peut mettre en œuvre des conditions de règlement innovantes permettant de bénéficier de remises additionnelles pour paiement rapide.
• Précision accrue – Dans la mesure où les capacités de self-service étendent les processus aux responsables ou aux utilisateurs ayant l'expertise de leur domaine, par exemple la connaissance des codes de ventilation appropriés, les transactions sont souvent traitées correctement dès la première fois, réduisant le risque d’erreurs.

Exigences clés pour des solutions de self-service performantes

Les solutions de self-service doivent être bien conçues et bien mises en œuvre pour pouvoir être déployées et adoptées de façon performante. Pour respecter ces critères, les solutions financières en self-service doivent :

• Fournir une interface accessible à l'application pour tous les participants au processus – Un grand nombre d'utilisateurs dans le cycle transactionnel ne sont pas des utilisateurs expérimentés de l’ERP ou sont peut-être extérieurs à l'entreprise (par exemple un fournisseur) et ne peuvent pas avoir un accès illimité au système ERP de leur client. Cependant, chacun dans le processus, qu'il s'agisse d'un directeur opérationnel, d'un fournisseur ou d'un auditeur, a besoin d'interagir avec les données de l’ERP mais de façon appropriée à son rôle. La solution la plus intuitive consiste à exploiter la connaissance de l'utilisateur des navigateurs web traditionnels et à adapter les modules financiers au web avec les contrôles appropriés pour assurer un accès sécurisé.
• Être totalement intégré à l'ERP – En dehors de leur participation au flux transactionnel, les managers ont souvent besoin d'accéder aux informations du système -- par exemple pour vérifier le statut du règlement d'un fournisseur important. La meilleure pratique consiste à fournir à ces managers une interface utilisateur totalement intégrée à l'ERP tout en étant intuitive et basée sur un navigateur. Cette interface leur permet de participer au processus de façon efficace et productive, sans formation. Il est essentiel que les données sur lesquelles le directeur opérationnel intervient soient les données de l'ERP et non des données répliquées. La duplication des données, des systèmes et des workflows aboutit à des contrôles incorrects, à un reporting imprécis et à des prises de décision basées sur des informations potentiellement périmées ou inaccessibles.
• Interface utilisateur optimisée – Du point de vue informatique, il est irréaliste pour chaque participant d'un processus financier de disposer d’une interface client dédiée pour accéder à l’ERP. Pour les directeurs opérationnels, une approche basée sur un navigateur est préférable. Même pour les utilisateurs ayant accès à l'ERP, la complexité et l'étendue de l'interface ERP dépassent généralement la connaissance de l'utilisateur ou sa familiarisation avec le système, fournissant beaucoup plus d'informations que nécessaire.

170 MarkView Financial Suite: Activer de façon performante la solution financière en self-service
170 MarkView Express et son intégration avec l’ERP sont des éléments clés de 170 MarkView Financial Suite. Ils permettent de déployer des solutions en self-service pour répondre aux besoins d'un grand nombre d'utilisateurs. 170 MarkView Express présente au directeur opérationnel une interface simple pour les processus financiers, autorisant des décisions rapides et pertinentes par rapport aux transactions en cours. 170 MarkView Express peut afficher toutes les informations estimées nécessaires par les finances pour aider le directeur opérationnel à prendre une décision concernant la transaction. L'utilisateur n'a pas à appréhender toute la complexité du système ERP et peut se concentrer sur les tâches à accomplir. 170 MarkView Express améliore les niveaux de service fournis aux directeurs opérationnels, auditeurs et fournisseurs tout en réduisant le coût de traitement des transactions financières.

Outre l'accès des utilisateurs aux applications financières via un navigateur, 170 MarkView rend également plus accessibles les informations avec lesquelles ces utilisateurs travaillent. La page offre une interface plus conviviale que la suite de lignes de données typique d'une transaction électronique, c’est pourquoi 170 MarkView convertit les documents électroniques avec une représentation identique à leur format papier. Les employés des finances et les directeurs opérationnels disposent ainsi d’un document facile à lire pour trouver les informations importantes telles que l'adresse du fournisseur, la quantité commandée, etc. L'utilisateur interagit ensuite avec l’image de la page et peut faire des annotations, qui correspondent à des tampons sur les documents papier.

Afin d’atténuer les risques et de réduire les erreurs, les entreprises doivent appliquer le même processus cohérent à tous les types de documents, quels que soient leur source ou leur format d'origine (par exemple papier ou électronique). Les participants aux workflows financiers ne doivent pas avoir à suivre un processus pour le papier et un autre pour les documents électroniques. 170 MarkView Financial Suite fournit un workflow et une interface utilisateur uniques pour tous les processus et ses capacités de self-service couvrent également les documents papier et électroniques.

170 MarkView Self-Service Invoice - 170 MarkView Self-Service Invoice, , combiné à 170 MarkView for Accounts Payable, permet aux intervenants externes à la comptabilité fournisseurs de commencer à traiter une facture à partir d'un navigateur. L'interface de 170 MarkView Self-Service Invoice guide le directeur opérationnel étape par étape à travers le processus de traitement de la facture et lui permet d'attacher tout document justificatif estimé nécessaire : lettre du fournisseur, feuille de calcul, etc.

170 MarkView for Expense Management - 170 MarkView for Expense Management supprime l’envoi de reçus papier dans l'entreprise par le courrier interne ou externe. Les reçus sont mis en ligne et associés aux notes de frais correspondantes. Cette solution de gestion des frais optimisée élimine les délais inhérents aux processus basés sur le papier. L'employé faxe simplement une copie de ses reçus avec une page de couverture à code à barres en soumettant sa note de frais en ligne. Les reçus sont associés à l'enregistrement ERP de la note de frais. L'employé reçoit confirmation de la soumission des reçus et peut accéder aux images des reçus à tout moment à partir de l'ERP, ce qui est souvent nécessaire lorsque des factures de carte de crédit arrivent. Si cette approche peut être considérée comme une amélioration de productivité relativement réduite pour un seul employé, étendue à toute la population des employés, elle peut aboutir à des économies très importantes. Elle renforce les contrôles internes et atténue les fraudes associées au processus de remboursement. Les autres avantages :

• Assurer la soumission et la disponibilité des reçus pour approbation
• Réduire les risques (pas de reçus perdus ou manquants)
• Visualiser les dépenses par direction, par catégories ou par type d’irrégularités et afficher les détails des lignes et des reçus
• Améliorer la productivité et la satisfaction de l'employé
• Réduire le temps de traitement des remboursements et rembourser les employés plus rapidement
• Refacturer les clients plus efficacement et de façon plus précise

Lorsque des solutions en self-service sont déployées dans une entreprise, les utilisateurs les adoptent immédiatement et ne peuvent envisager de revenir aux anciennes méthodes. Ceci est vrai aussi bien des directeurs opérationnels participant aux transactions financières que des voyageurs utilisant des bornes d'enregistrement d’avions. Outre une satisfaction utilisateur accrue, les dividendes de l'entreprise augmentent en déployant ces solutions (coûts financiers réduits, contrôles financiers internes, temps de cycle courts et bien davantage) et font passer le statut du self-service d'une option interressante à un élément incontournable pour tout département financier optimal.